ระบบสารสนเทศแนวคิด เทคนิค และวิธีการ

ระบบสารสนเทศ (Information system)

 ความหมายของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถึง ขบวนการประมวลผลข่าวสารที่มีอยู่ให้อยู่ในรูป ของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการบริหารและการตัดสินใจทั้งในระดับ ปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับ สูง ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่ได้จัดตั้งขึ้นเพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูลตังต่อไปนี้

1. รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ซึ่งจาเป็นต่อหน่วยงาน
2. จัดกระทาเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
3. จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนาไปใช้
4. มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอ เพื่อให้อยู่ในภาพที่ถูกต้องทันสมัย

แนวคิดของระบบสารสนเทศ

ในสังคมฐานความรู้ (Knowledge-based Society) ข้อมูล ข่าวสาร และสารสนเทศ (Information) เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานทั้งภาครัฐและเอกชน โดยเฉพาะ
อย่างยิ่งการประกอบธุรกิจในยุคดิจิทัลที่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยประกอบการตัดสินใจ (Decision Making) ในการจัดการและบริหารงานด้านต่าง ๆ ทำให้ข่าวสารเป็นสิ่งที่ทุกคนจำเป็นจะต้องได้รับทราบและเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว

การศึกษาระบบสารสนเทศเกี่ยวข้องกับความรู้หลายสาขา ถ้าแบ่งความรู้ออกเป็น 2 แนวคิดคือแนวคิดด้านเทคนิค และแนวคิดด้านพฤติกรรม ระบบสารสนเทศจะเป็นระบบเชิงสังคมเชิงเทคนิคประกอบด้วยปัจจัยหลายๆด้าน เช่น

แนวคิดด้านเทคนิคต่อระบบสารเทศ มีบทบาทอย่างมากในระยะแรกของการพัฒนาระบบสารสนเทศ ได้แก่ วิทยาการคอมพิวเตอร์ วิทยาการจัดการ และการวิจัยการดาเนินงาน แนวคิดด้านเทคนิคจะเน้นไปที่ต้นแบบทางคณิตศาสตร์เพื่อศึกษาระบบสารสนเทศและความสามารถในการทางานของระบบ

แนวคิดด้านพฤติกรรม ระบบสารสนเทศได้มีการพัฒนามากยิ่งขึ้นมีการขยายขอบเขตในการใช้งานมากขึ้น ระบบสารสนเทศจะเผชิญกับปัญหาด้านพฤติกรรม เช่น การใช้ระบบสารสนเทศให้เกิดประโยชน์ การออกระบบอย่างสร้างสรรค์ ปัญหาต่างๆเหล่านี้ไม่สามารถแสดงออกมาเป็นแบบจาลองในแนวคิดทางเทคนิคได้แต่ใช้แนวคิดทางพฤติกรรมในการแก้ปัญหาเหล่านั้นโดยการใช้เหตุผลของมนุษย์

การศึกษาระบบสารสนเทศเป็นการรวมความสนใจทั้งในด้านเทคนิคและพฤติกรรมอย่างเหมาะสม และตามกฎเกณฑ์ที่วางไว้

 

 การทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือวิธีการของระบบสารสนเทศ

1. การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ(Input)
2. การประมวลผล(Processing)
3. การนำเสนอผลลัพธ์(Output)

ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ (Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า  ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS)

ระบบสารสนเทศเพื่อการเรียนรู้

ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้สำหรับการสอนเป็นการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่หลายอย่าง ทำให้การเรียนการสอนด้วยอุปกรณ์ที่ทันสมัย ห้องเรียนสมัยใหม่ มีอุปกรณ์วิดีโอโปรเจคเตอร์ (Video Projector) มีเครื่องคอมพิวเตอร์ มีระบบการอ่านข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบต่างๆ รูปแบบของสื่อการศึกษาที่นำมาใช้ในการเรียนการสอน ก็มีหลากหลาย ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในการนำมาใช้ เช่น มัลติมีเดีย อิเล็กทรอนิกส์ยุค วิดีโอเทเลคอนเฟอเรนซ์ ระบบวิดีโอออนดีมานด์ ไฮเปอร์เท็กซ์ คอมพิวเตอร์ และระบบอินเตอร์เน็ต เป็นต้น

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการศึกษา

การใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการศึกษาในที่นี้ จึงขอกล่าวให้ครอบคลุมเรื่องหลัก 3 ประการดังกล่าวซึ่งจะเห็นว่า ระบบสารสนเทศและคอมพิวเตอร์ มีการพัฒนาอย่างมาก ในเรื่องของ ประสิทธิภาพของระบบ ความเร็วของการประมวลผล ความจุในการเก็บข้อมูลสารสนเทศ ความสามารถในการเชื่อมโยงเครือข่ายโดยระบบอินเทอร์เน็ตทั้งใช้สายและไร้สาย ความเร็วในการเชื่อมโยงระดับระหว่างประเทศระดับท้องถิ่นและราคาที่ถูกลงมาก รวมทั้งสมรรถนะในการทำงานที่มีสูงมากกว่าเดิมหลายเท่าด้วย

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการศึกษา  ที่ใช้เป็นประโยชน์ในเรื่องนี้แยกกว้างๆได้ 2 ส่วนคือ

1.  การบริหารส่วนกลางในส่วนกลาง โดยเฉพาะที่กระทรวงศึกษาธิการได้มีการจัดซื้อจัดหาระบบ
   คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ (Mainframe) ที่มีศักยภาพสูงในการจัดเก็บข้อมูลและการประมวลผลไว้ที่ ศูนย์สารสนเทศ สำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ เพื่อใช้ในการประมวลข้อมูล   บริหารจัดการ การกำหนดนโยบายการทราบสภาพปัญหาและความต้องการจำเป็นการวางแผนพัฒนาการศึกษาการจัดสรรงบประมาณ และการติดตามผลการทำงาน   ต่อมาเมื่อระบบคอมพิวเตอร์มีการพัฒนามากขึ้น   ก็เปลี่ยนเป็นระบบเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายที่เป็นศูนย์กลางและสามารถเชื่อมโยงไปยังลูกข่ายที่อยู่  ณ สถานที่ต่าง ๆ ได้ (อธิปัตย์ คลี่สุนทร,2004)  สำหรับระบบสารสนเทศที่กระทรวงศึกษาธิการพัฒนาใช้เพื่อช่วยในการบริหารการศึกษามีหลายระบบอาทิข้อมูลนักเรียนในภาพรวมระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม ระบบเงินเดือน ระบบสารบรรณระบบผูกพันงบประมาณระบบทะเบียนทรัพย์สินระบบเครื่องราชอิสริยาภรณ์ ระบบการลา เป็นต้น

–  ใช้คนเท่าเดิม ทำงานได้มากขึ้นโดยรวมแล้ว การใช้ระบบต่างๆ และการใช้เทคโนโลยีนี้ เพื่อบรรลุหลักการ 3 เรื่อง คือ

–  งานเท่าเดิม แต่ใช้คนน้อยลง และ

–  คุณภาพของงานต้องดีเท่าเดิมหรือดีกว่า

สำหรับระบบเพื่อการบริหารดังตัวอย่างที่กล่าวข้างต้น ผู้บริหารระดับนโยบาย ระดับปฏิบัติ และผู้เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการ สามารถเรียกใช้ข้อมูลสารสนเทศ เพื่อการทำงานดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น บนฐานความคิดว่าสารสนเทศที่ดีนั้นควรมีลักษณะ ถูกต้อง รวดเร็ว ทันสมัย และใช้ประโยชน์ได้ ซึ่งระบบสารสนเทศที่มีนั้นสามารถเรียกใช้ ส่งผ่าน แลกเปลี่ยน เชื่อมโยงไปยังหน่วยงานระดับรัฐบาลมหาวิทยาลัยหรือส่วนองค์การที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายอย่างมากด้วย

2. การบริหารในระดับสถานศึกษาในระดับสถานศึกษากระทรวงศึกษาธิการได้จัดสรรงบประมาณเพื่อจัดซื้อคอมพิวเตอร์และจัดหาจากการรับบริจาคให้แก่สถานศึกษา ด้วยวัตถุประสงค์ให้ใช้ในการบริหารจัดการส่วนหนึ่งส่วนใหญ่ให้ใช้ในการเรียนการสอนของแต่ละสถานศึกษา ในส่วนของการบริหารจัดการกระทรวงศึกษาธิการได้จัดให้มีการพัฒนาซอฟท์แวร์ระบบต่างๆ และพัฒนาเครือข่ายสำหรับติดต่อกับสำนักงานในระดับจังหวัด ระดับเขตการศึกษา และส่วนกลาง เช่น สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาทั้งระดับประถมและมัธยมสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน การอาชีวศึกษา การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัยการศึกษาเอกชนรวมทั้งสามารถเชื่อมโยงเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ได้ด้วยซอฟท์แวร์หรือชุดคำสั่งหรือเรียกทั่วไปว่าโปรแกรม (Program) ที่มีใช้ในการบริหารจัดการในสถานศึกษา
   ที่มีหลายระบบ ได้แก่ ระบบระเบียนนักเรียน ทะเบียนประวัติบุคลากร เครือข่ายผู้ปกครอง การรับส่งเอกสาร ห้องสมุดและการยืมการคืน ระบบดูแลช่วยเหลือนักเรียน งบประมาณ การติดตามงาน สารสนเทศของโรงเรียนการประเมินผลการเรียนรู้ งานธุรการสารบรรณ การสอบคัดเลือกเข้ามหาวิทยาลัย เป็นต้น  การใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการศึกษา ช่วยทำให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ในด้าน
   ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง ทันเหตุการณ์ ประหยัดเวลา บุคลากรและงบประมาณ ค่าใช้จ่าย นอกจากนั้น ยังช่วยให้เกิดการเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนข้อมูลสารสนเทศระหว่างส่วนกลางและส่วนภูมิภาคเป็นระบบการส่งผ่านข้อมูล 2 ทาง (Two-way communication) ต่างจากแต่เดิมซึ่งแต่ละฝ่ายส่งหรือรับเพียงอย่างเดียว

โดยสรุป ระบบคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ ช่วยเป็นอย่างมากในการประมวลผล เก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นจำนวนมหาศาลได้ สามารถเรียกมาใช้งานได้ ดูจำนวนรวมของข้อมูลต่างๆได้ แยกแยะได้รวมทั้งเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนข้อมูลสารสนเทศกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้โดยสะดวก และสามารถลดงานที่ต้องทำเหมือนๆกัน  ลดค่าใช้จ่าย ค่ากระดาษ ค่าส่งเอกสาร โดยการให้เป็นการสื่อสารผ่านจอคอมพิวเตอร์ (Paperlessoffice) และมีการสร้างเว็บไซด์ เพื่อเป็นศูนย์กลางการแจ้งข่าวสาร รับฟังความคิดเห็น และแลกเปลี่ยนข้อมูลที่สำคัญและจำเป็น ของส่วนกลางและสถานศึกษาทั้งของรัฐและเอกชน ได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้นมาก

4

เอกสารอ้างอิง

สุชาดา  กีระนันทน์.  (2541).  เทคโนโลยีสารสนเทศสถิติ: ข้อมูลในระบบสารสนเทศ.  กรุงเทพฯ:

โรงพิมพ์จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.